Rozliczenie podatku Vat od umowy wynajmu samochodu

W Polsce liczba nowo powstających firm wzrasta z roku na rok, a przedsiębiorcy stawiają sobie pytanie, czy lepiej zakupić nowe pojazdy do swojej floty, czy może zrezygnować z posiadania własnych samochodów na rzecz długoterminowego wynajmu auta dostawczego? W niniejszym tekście zaprezentowane zostaną wytyczne, jak prawidłowo rozliczać koszty związane z wynajmem samochodu na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej.

W Polsce liczba nowo powstających firm wzrasta z roku na rok, a przedsiębiorcy stawiają sobie pytanie, czy lepiej zakupić nowe pojazdy do swojej floty, czy może zrezygnować z posiadania własnych samochodów na rzecz długoterminowego wynajmu auta dostawczego? W niniejszym tekście zaprezentowane zostaną wytyczne, jak prawidłowo rozliczać koszty związane z wynajmem samochodu na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej.

Umowa najmu samochodu w działalności gospodarczej

Najem samochodu jest możliwy dzięki zawarciu umowy najmu. Stosownie do art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, umowa najmu polega na tym, że wynajmujący przekazuje rzecz najemcy do użytkowania na czas określony lub nieokreślony, otrzymując w zamian od najemcy ustalony czynsz. Dodatkowo, zgodnie z § 2 tej samej ustawy, czynsz może być określony zarówno w formie pieniężnej, jak i innych świadczeń.

Jeśli chodzi o rozliczenia podatkowe związane z najmem samochodu, wartość należności musi być ustalona w oparciu o czas trwania umowy. Generalnie można wyróżnić dwa rodzaje najmu samochodu:

Najem krótkoterminowy – umowa zawarta na okres krótszy niż 6 miesięcy.

Najem długoterminowy – umowa na okres równy lub dłuższy niż 6 miesięcy.

Wynajem samochodu – rozliczenie podatku VAT

Podatnicy VAT mają możliwość odliczenia podatku VAT od faktury związanego z wynajmem samochodu, a także od faktur dotyczących jego eksploatacji. Zgodnie z art. 86a, ust. 4 i 9 ustawy o VAT, możliwość pełnego odliczenia podatku VAT istnieje w następujących sytuacjach:

• Pojazd o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony.
• Pojazd, którego konstrukcja uniemożliwia wykorzystanie go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub sugeruje, że użycie go w innych celach jest marginalne. Pełne odliczenie podatku VAT w takim przypadku dotyczy pojazdów takich jak:
• Samochody z jednym rzędem siedzeń, oddzielone przegrodą lub ścianą od części do przewozu ładunków (np. pojazdy wielozadaniowe jak van czy bus z otwartą częścią do przewozu ładunków).
• Samochody z oddzielną kabiną kierowcy i jednym rzędem siedzeń, z nadwoziem jako oddzielny element pojazdu (np. minivan).

Pojazdy specjalne, jeśli ich rodzaj jest określony w odrębnych przepisach.

Jeśli powyższe warunki nie są spełnione (na przykład w przypadku wynajmu samochodu osobowego), pełne odliczenie VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy spełnione są następujące kryteria:

• prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka),
• pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26,
• został stworzony regulamin użytkowania pojazdu w firmie,
• pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.

Jeśli żadne z powyższych warunków nie są spełnione, możliwe jest odliczenie VAT tylko do wysokości 50%, bez konieczności spełniania dodatkowych formalności.

Kilometrówka – na czym polega i jak prowadzić?

Kilometrówka to sposób dokumentowania użytkowania samochodów służbowych, polegający na tworzeniu szczegółowych raportów. Zawierają one nie tylko dokładną liczbę przejechanych kilometrów, ale także cel każdej podróży. Koszty, które można rozliczyć, są ograniczone do wartości uzyskanej przez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę określoną w przepisach. Wydatki przekraczające ten limit nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Kluczowe jest prowadzenie oddzielnej ewidencji przebiegu dla każdego pojazdu. Optymalnym rozwiązaniem jest, aby zajmowała się tym osoba, która korzysta z samochodu na co dzień, lub dedykowany pracownik, który na bieżąco kontroluje ewidencję.

Co można rozliczyć w ramach kilometrówki?

Dokumentowanie bieżącego przebiegu pojazdu służbowego wymaga zachowania faktur, które muszą być wystawione na firmę. W ramach systemu kilometrówki można rozliczyć takie wydatki jak polisy ubezpieczeniowe oraz koszty związane z eksploatacją pojazdu. Ważne jest jednak, aby te koszty nie przekroczyły ustalonego limitu w danym miesiącu. Jeśli występują nadwyżki kosztów, można je rozliczyć w następnych miesiącach, ale nie później niż do końca bieżącego roku. Przeniesienie tych kosztów na kolejny rok nie jest dozwolone. Więcej informacji na temat rozliczenia podatku Vat za wynajem auta znajdziesz na stronie https://bziuk.pl/jak-rozliczy-podatek-vat-od-umowy-wynajmu-samochodu