Jak wiadomo, pracownicy, którzy będą przetwarzali dane osobowe w imieniu administratora, potrzebują do tego udzielonego przez niego upoważnienia. Przepisy nie wyjaśniają jednak, jak to upoważnienie powinno wyglądać ani nie wskazują obowiązującego wzoru upoważnienia. Czy zatem takim upoważnieniem jest np. zarządzenie wójta w sprawie powołania na członka komisji rekrutacyjnej czy do przetargu?
Zgodnie z RODO do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone m. in. osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych. Każdy pracownik administratora danych, który w ramach wykonywania obowiązków służbowych, przetwarza dane osobowe, musi legitymować się takim upoważnieniem. RODO nie wskazuje w jakiej formie upoważnienie takie powinno być udzielone i jaka powinna być jego treść. Niewątpliwie z upoważnienia powinno wynikać komu zostało ono udzielone, w jakim zakresie (jakich zbiorów danych dotyczy oraz jakich operacji przetwarzania danych osobowych) i na jaki okres. Należy przy tym wziąć pod uwagę, że przetwarzaniem danych osobowych na gruncie RODO są w szczególności czynności takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Natomiast upoważnieni pracownicy uzyskują dostęp do danych osobowych jedynie w zakresie wynikającym z nadanych im upoważnień.
Z upoważnienia do przetwarzania danych, niezależnie od jego formy, powinno wynikać komu, w jakim zakresie i na jaki okres zostało ono udzielone.
Wobec tego administrator danych osobowych może upoważnić swojego pracownika do przetwarzania danych osobowych w jego imieniu np. w drodze zarządzenia w sprawie powołania na członka komisji rekrutacyjnej, do przetargu czy na konkurs dyrektora, jeśli z takiego dokumentu wynikać będzie komu, w jakim zakresie i na jaki okres upoważnienie zostało udzielone. Innymi słowy nie liczy się nazwa dokumentu, ale wskazanie w nim woli upoważnienia, a także jego zakresu.
Więcej porad ekspertów dotyczących ochrony danych osobowych w administracji publicznej znajdziesz na stronie https://www.poradyodo.pl/administracja-publiczna-17
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) – art. 29.
Agnieszka Kręcisz-Sarna
radca prawny, ekspert portalu PoradyODO.pl
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz