NDA, czyli umowa o zachowaniu poufności, ma bardzo duże znaczenie w odniesieniu do outsourcingu pracowników. Sprawdź, dlaczego jest ona tak istotna i co powinna zawierać, aby skutecznie chronić poufne firmowe dane.

• NDA (Non-Disclosure Agreement) to umowa o zachowaniu poufności, mająca na celu ochronę poufnych informacji dotyczących firmy przed dostępem nieuprawnionych podmiotów.
• Sporządzona we właściwy sposób pozwala ona chronić wrażliwe firmowe dane podczas outsourcingowej współpracy.
• Naruszenie umowy o zachowaniu poufności może wiązać się z poważnymi konsekwencjami.
• W umowie NDA powinny znaleźć się m.in. takie elementy jak jej strony oraz czas obowiązywania, definicja informacji poufnych, zakres obowiązku zachowania poufności, wyłączenia z tego obowiązku, sposób rozstrzygania sporów czy specjalna klauzula „non-solicitation”.

NDA – co to takiego?

NDA to skrót od wyrażenia Non-Disclosure Agreement oznaczającego umowę o zachowaniu poufności. To dokument prawny, którego głównym celem jest ochrona wrażliwych informacji przed nieautoryzowanym dostępem osób trzecich. Wyróżnia się dwie główne kategorie umów NDA:

• umowy jednostronne (one-way) – stosowane w sytuacji, w której do zachowania poufności zobowiązuje się wyłącznie jedna strona;
• umowy wzajemne (mutual) – stosowane w sytuacji, w której do zachowania poufności zobowiązują się obie strony.

Naruszenie umowy o zachowaniu poufności przed terminem, w którym traci ona moc, może wiązać się z poważnymi konsekwencjami – m.in. karą grzywny, koniecznością wypłaty odszkodowania, a nawet odpowiedzialnością karną.

NDA a outsourcing pracowniczy

W odniesieniu do outsourcingu pracowników umowa o zachowaniu poufności stanowi jeden z kluczowych elementów współpracy. Outsourcing polega na przekazaniu określonych zadań zewnętrznym podmiotom, które posiadają odpowiednie kwalifikacje i umiejętności do ich realizacji. Taki model działania wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorstwa – trzeba jednak mieć na uwadze także pewne zagrożenia, w tym ryzyko ujawnienia wrażliwych danych firmy osobom spoza niej. Mowa m.in. o danych finansowych przedsiębiorstwa, strategiach rozwoju nowego produktu czy tajemnicach handlowych. Prawidłowo sporządzona umowa NDA pomaga chronić te dane – określa bowiem jasno, które informacje są uznawane za poufne i w jaki sposób outsourcer może z nimi postępować.

Zatrudniasz pracowników i chcesz znać wszystkie przepisy dotyczące przerw w pracy? Cenne informacje znajdziesz na blogach z zakresu zatrudniania i HR.

Co powinna zawierać umowa NDA dla pracowników outsourcowanych?

Umowa o zachowaniu poufności powinna zawierać kilka podstawowych elementów, gwarantujących ochronę poufnych danych i ich bezpieczne wykorzystanie. To m.in.:

• szczegółowe określenie stron umowy;
• definicja informacji poufnych;
• czas obowiązywania umowy;
• informacja o obowiązku zachowania poufności oraz jego zakresie;
• wyłączenia z obowiązku poufności (dozwolone użycie poufnych informacji, cel oraz sposób ich wykorzystywania);
• klauzula „non-solicitation” dotycząca konsekwencji naruszenia umowy (sankcje prawne i odszkodowania za nieautoryzowane ujawnienie informacji);
• warunki zwrotu czy zniszczenia dokumentów;
• sposób rozstrzygania ewentualnych sporów związanych z niezachowaniem poufności.

Sposoby egzekwowania NDA w przypadku outsourcingu

Chcąc zredukować ryzyko problemów związanych z NDA, należy zawsze dokładnie egzekwować tę umowę. Decydując się na outsourcing pracowników, warto na samym początku współpracy zakomunikować konkretne zasady postępowania z poufnymi informacjami i podkreślić konsekwencje związane z naruszeniem NDA. Skutecznym sposobem ochrony firmowych informacji jest też wdrożenie chroniących je narzędzi (np. szyfrowania) oraz regularne monitorowanie wrażliwych danych i przeprowadzanie audytów. Pozwalają one ustalić, kto i kiedy miał dostęp do poufnych informacji na temat firmy. W razie podejrzenia naruszenia NDA należy z kolei natychmiast podjąć konkretne kroki – m.in. poprzez zabezpieczenie dowodów oraz kontakt z prawnikiem. Jeżeli naruszenie zostanie potwierdzone, niezbędne jest już podjęcie kroków prawnych. 

Może Cię zainteresować: Co to jest fundusz pracy?

Podsumowanie

NDA (Non-Disclosure Agreement), czyli umowa o zachowaniu poufności, ma na celu ochronę poufnych informacji przed dostępem nieuprawnionych osób. Odgrywa ona zatem bardzo ważną rolę m.in. w przypadku współpracy outsourcingowej. Powierzając część obowiązków outsourcowanym pracownikom, warto zwrócić szczególną uwagę na jej prawidłowe sporządzenie. Umowa NDA powinna zawierać m.in. informację na temat jej stron i czasu obowiązywania, zakresu obowiązku zachowania poufności, wyłączeń z tego obowiązku, sposobu rozstrzygania sporów, a także definicję informacji poufnych i specjalną klauzulę „non-solicitation”.